Notre experte Cloud Finance chez Apsia, nous présente les bonnes pratiques pour gérer efficacement les factures d’achat hors stock dans l’ERP. Avec SAP Business ByDesign, la numérisation remplace la saisie de vos factures et l’imputation analytique et comptable devient à la portée de tous les employés. L’équipe finance n’a plus qu’à exercer une activité de contrôle.
Un import de factures dans l’outil simple et accessible à tous les employés
- Le scan des factures
SAP Business ByDesign vous permet de générer des factures à partir du procédé OCR (« Reconnaissance Optique de Caractères ») : SAP «lit» le pdf et préremplit les différents champs de la facture.
- Import depuis l’add-in
Il est également possible d’envoyer les données dans SAP Business ByDesign depuis un fichier Excel rempli manuellement à partir des factures. Cela se fait grâce au logiciel « add-in SAP ».
Préparer l’imputation analytique et comptable de la facture dans l’outil
La plupart des champs sont préremplis automatiquement mais il faudra compléter manuellement certains champs obligatoires pour pouvoir comptabiliser la facture. Les champs d’imputation servent à définir le centre d’engagement des dépenses (« centres de coûts ») et le compte de charge impacté lors de la comptabilisation de la facture dans l’outil. Grâce aux « groupes de détermination des comptes », l’affectation de la charge au bon compte comptable peut être faite par des opérationnels sans background financier !
Le groupe de détermination des comptes est un objet SAP auquel est rattaché un compte comptable et des « master data » (exemple : fournisseurs, articles, banques…). Chaque groupe de détermination des comptes a un libellé parlant pour les opérationnels. Ils sont d’autant plus explicites qu’ils peuvent être créés « sur mesure » pour la société.
Dans une facture, la nature de la charge (dépenses marketing ? Fournitures ? Etc..) est à prendre en compte pour choisir le compte comptable adéquat à débiter. En se posant la question, non pas du compte comptable mais du bon groupe de détermination des comptes, l’opérationnel va rattacher automatiquement les bons comptes comptables à la facture.
Schéma illustrant le cheminement fait automatiquement dans SAP lors de la saisie d’une facture :
Exemple :
A l’occasion d’une opération de communication, une société achète des lunettes à un fournisseur de l’Union Européenne. Pour l’entreprise, l’achat de lunettes représente des dépenses marketing.
Lors de la saisie de la facture, le responsable communication devra donc sélectionner le centre de coûts « Service marketing » et choisir le groupe de détermination des comptes « Dépenses marketing » dans le champ « imputation ». La facture sera alors prête à être comptabilisée sur le compte 623100 en cas de validation.
Validation de la facture et traitement de la donnée dans l’ERP
La facture va ensuite apparaître sur la liste des factures à comptabiliser. Le service comptable pourra repasser sur chaque facture, vérifier les différents éléments à l’aide de la facture originale numérisée avant de la valider pour comptabilisation. Cette charge sera alors visible dans les rapports analytiques liés au centre de coût concerné.
Maintenant que vous savez comment numériser vos factures, fini les saisies interminables ! Place à l’ERP Cloud Business by Design.
Retrouvez la playlist complète de notre série vidéos sur l’ERP Cloud SAP Business ByDesign.
