La facture électronique prend de plus en plus de place dans les échanges commerciaux, offrant de nombreux avantages pour les entreprises. Idéale pour l’environnement et pour luter conte la fraude, elle L!
Les obligations légales en France : la loi de dématérialisation
Initialement, c’est la loi Macron du 6 août 2015 qui débute le processus de dématérialisation en imposant aux entreprises privées l’acceptation des factures au format électronique transmises par d’autres entreprises privées. La loi dématérialisation vient étendre ces obligations pour encourager les entreprises à passer à une gestion 100% dématérialisée des documents. Elle a été mise en application en France depuis 2017 et concerne les documents tels que les factures, les bulletins de salaire, les contrats, les relevés de compte et les déclarations fiscales. Depuis 2020, une ordonnance donne l’obligation suivantes :
« Toutes entreprises assujetties à la TVA et établies en France à une obligation de facturation électronique »
Ce process de facturation électronique donne lieu aux entreprises de pouvoir recevoir et émettre des flux de factures clients et fournisseurs. Elle sera applicative de manière progressive aux grandes entreprises, aux ETI et enfin aux PME comme présenté ci-dessous.
La dématérialisation des documents offre de nombreux avantages pour les entreprises, notamment une réduction des coûts liés à la gestion des documents papier, une amélioration de la productivité grâce à la gestion automatisée des processus, une diminution des risques d’erreur et une amélioration de la qualité des échanges. De plus, cela permet également une meilleure traçabilité et une réduction des délais de traitement. Enfin, la dématérialisation facilite la lutte contre la fraude et la corruption en renforçant les contrôles et en garantissant l’authenticité des documents. Mais comment et à quoi ressemblera le processus ?
Le schéma en Y, clef de voûte du dispositif
Le “schéma en Y” est une représentation visuelle des données requises sur une facture électronique conformément à la loi française. Il est appelé “schéma en Y” parce que les champs de données requis sont disposés en forme de “Y”.
Il se compose de trois branches, chacune représentant un ensemble de données différent :
La branche gauche : Cette branche représente les données relatives au vendeur, telles que son nom, son adresse, son numéro de TVA et sa forme juridique.
La branche droite : Cette branche représente les données relatives à l’acheteur, telles que son nom, son adresse et son numéro de TVA.
La branche centrale : Cette branche représente les données relatives à la transaction, telles que le numéro de la facture, la date, la description des biens ou services fournis, les quantités, les prix et les taxes applicables.
À la base de ce modèle, une section est réservée aux informations complémentaires, telles que les conditions de paiement ou les instructions de livraison. Cette section est facultative, mais si elle est incluse, elle doit être clairement séparée des autres champs de données.
Le modèle Y est conçu pour garantir que les factures électroniques en France contiennent toutes les données requises pour se conformer aux réglementations fiscales et faciliter le traitement automatisé. En suivant le modèle Y, les entreprises peuvent s’assurer que leurs factures électroniques sont valides et peuvent être facilement intégrées dans le système comptable du destinataire.
Le choix le plus important pour les différentes entreprises sera donc celui du type de connexion souhaitée : la connexion indirecte par l’intermédiaire de service tiers (PDP) à la plateforme du gouvernement (PPF) ou une connexion directe via l’utilisation d’outils de dématérialisation (OD) comme l’ERP. C’est d’ailleurs à ce titre que chaque éditeur majeur (SAP, Cegid et Microsoft) nous fait part en amont des processus pour qu’Apsia puisse accompagner ses clients dans cette nouvelle étape de digitalisation.
