Charlotte Marvaldi, Experte Cloud Finance chez Apsia, nous présente les bonnes pratiques pour gérer efficacement les paiements externes issus des ventes de votre site e-commerce pour les intégrer et les exploiter dans votre ERP Cloud. Pour optimiser ce processus, Apsia accompagne ses clients sur l’utilisation de la chambre de compensation dans SAP Business ByDesign.

Des ventes multiples, un encaissement unique :

Prenons l’exemple d’une PME en forte croissance qui vend des lunettes de soleil. Ses produits sont notamment vendus sur un site de e-commerce hébergé chez Prestashop. Le client règle en ligne au moment de passer sa commande. Le paiement est géré par un prestataire externe, HiPay. Il s’agit d’un acteur équivalent à Stripe ou Paypal. Je vais vous montrer comment gérer ces paiements externes dans SAP Business ByDesign.

Tous les 3 jours, HiPay transfère l’argent de plusieurs commandes d’un coup à l’entreprise en prélevant une commission.

En standard, SAP Business ByDesign rapproche automatiquement l’encaissement à la facture lorsque les principaux éléments sont similaires (montant, émetteur…). Ici, nous faisons face à une situation plus complexe : l’enjeu consiste à rapprocher de façon automatique un unique montant visible sur un relevé bancaire à une multitude de commandes passées par une multitude de clients.

Voici l’enjeu illustré :

Aujourd’hui, notre client fait ce travail manuellement à l’aide du détail fourni par HiPay et vous imaginez bien que cela lui prend énormément de temps. La solution que je vais vous décrire leur permet aujourd’hui d’automatiser cette tâche !

La chambre de compensation, une solution pour rapprocher l’encaissement des ventes

SAP Business ByDesign propose un outil pour gérer les paiements par carte bleue provenant de plateforme externe de paiement : la chambre de compensation.

Cet outil va permettre d’indiquer à l’ERP quelles commandes sont concernées par un règlement de HiPay pour qu’au moment de l’import du relevé bancaire, les paiements soient automatiquement rapprochés des bonnes commandes.

Un développement a permis de créer un extrait de chambre de compensation à partir des informations fournies par HiPay. Ce document comporte deux informations essentielles : un numéro de transaction et un montant total qui seront rapprochés avec le relevé bancaire et le détail des références de paiements externes qui vont être rapprochées des commandes enregistrées dans SAP Business ByDesign.

Chronologiquement, les étapes sont les suivantes :

  • Le client règle sa commande en ligne par carte bleue sur le site de e-commerce. Le paiement s’effectue sur une plateforme de paiement externe gérée par HiPay. C’est donc HiPay qui encaisse l’argent de la vente.
  • Les commandes payées par CB sont importées de façon journalière dans SAP Business ByDesign via une interface reliant la boutique en ligne et SAP Business ByDesign. Elles sont indiquées comme payées avec une référence de paiement externe.

Comptablement, le produit ne peut pas encore être constaté puisque le fait générateur de la vente n’a pas eu lieu (livraison de la marchandise). En revanche, un acompte (ou avance) client doit être comptabilisé.

SAP Business ByDesign comptabilise en fait le montant au crédit du compte client avec en contrepartie un montant sur un compte de banque d’attente.

  • HiPay verse à notre client tous les trois jours un montant correspondant à l’ensemble des commandes prépayées par CB en prélevant une commission.
  • En parallèle, HiPay édite un détail qui fournit le détail des commandes réglées ainsi que leur référence de paiement. Ce détail est intégré via une interface dans un extrait de chambre de compensation.

*Les commissions sont données à titre d’exemple et ne reflètent pas les commissions réellement appliquées par HiPay.

  • L’extrait est importé automatiquement dans SAP Business ByDesign et vient mettre à jour le statut des paiements qui passent en « pré confirmé ».
  • Au moment de l’import du relevé bancaire, le numéro de paiement apparaît sur mon relevé bancaire et j’affecte alors la chambre de compensation au relevé ; les paiements des commandes passent au statut confirmé dans SAP Business ByDesign.
  • Les commissions sont automatiquement imputées sur le compte de charge adéquat.

La facture HiPay sera reçue en fin de mois. Les charges ayant été comptabilisées au fil de l’eau et le paiement ayant été effectués, la facture n’est pas intégrée dans l’ERP. Un simple cadrage de la facture avec les charges comptabilisées peut être effectué.

Une fois l’avis bancaire enregistré, le compte 511 est extourné avec en contrepartie une écriture sur le compte 512 et une écriture au crédit du compte fournisseur HiPay.

  • La vente sera comptabilisée au moment de la validation de la facture client.

En résumé, voici quelles sont les principales étapes et les écritures générées associées :

Les écritures sont cohérentes et générées automatiquement au fil de l’eau.

Ainsi, la chambre de compensation vous permet de rapprocher automatiquement les encaissements provenant d’un prestataire de paiements externes à vos commandes. C’est un outil idéal si vous souhaitez externaliser la gestion des paiements tout en conservant une vision exhaustive de vos flux de vente dans SAP Business ByDesign.

Maintenant que vous savez faire le rapprochement entre vos encaissements et vos dépenses sur votre site e-commerce, place à l’ERP Cloud SAP Business ByDesign !

Retrouvez la playlist complète de notre série vidéos sur l’ERP Cloud SAP Business ByDesign.

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