L’optimisation de la trésorerie est un enjeu essentiel pour le directeur financier. Cela passe par avoir la trésorerie disponible la plus élevée possible tout en respectant ses engagements financiers.
Notre Experte Cloud Finance chez Apsia, nous présente certaines fonctionnalités de l’ERP SAP Business byDesign qui vous aideront à atteindre vos objectifs.
Une gestion du cash-flow optimisée
Un des leviers pour assurer une gestion saine de la trésorerie est de minimiser le besoin en fonds de roulement. Cela passe par avoir les délais de règlement les plus longs possibles auprès de ses fournisseurs et d’avoir des clients qui règlent leurs factures au plus vite.
Chez un de mes clients, une entreprise en forte croissance, le temps consacré aux paiements et aux relances clients augmentait chaque année en raison de la volumétrie croissante des en-cours. La démultiplication des comptes bancaires et des fonctions propres à chaque compte rendait les tâches plus complexes et les risques d’erreurs plus importants.
L’ERP cloud SAP Business ByDesign aide votre équipe comptable à piloter les processus de paiements et à fiabiliser leurs traitements. Il vous permet :
- De générer automatiquement des propositions de paiements des factures arrivant à échéance selon le mode de paiement, la devise et le compte bancaire adéquats.
- D’envoyer vos ordres de paiements (virements, prélèvements) à votre banque par l’intermédiaire d’une application de gestion de trésorerie.
- D’envoyer des relances automatiques à vos clients. A noter que SAP Business ByDesign vous permettra toujours de personnaliser vos relances et de définir des stratégies de relances propres à chaque client.
Schéma illustrant le processus de paiements initiés en interne par SAP Business ByDesign :
L’automatisation et la centralisation des processus de paiements et de relances clients aide donc la société à garantir la régularité de vos dépenses et à minimiser vos en-cours clients.
Le traitement des relevés bancaires est facilité
Pour piloter en temps réel sa trésorerie, il est nécessaire de pouvoir traiter rapidement ses relevés bancaires. Avec un ERP intégré tel que SAP Business ByDesign connecté à un logiciel de communication bancaire, les relevés bancaires sont intégrés automatiquement dans l’ERP. SAP Business ByDesign propose des rapprochements entre les montants visibles sur le relevé bancaire de vos postes non soldés (factures clients et fournisseurs) mais également de vos engagements de dépenses tels que vos dettes fiscales et sociales. Bien sûr, l’équipe comptable conserve le contrôle de ces rapprochements et peut modifier les rapprochements proposés. Les libellés de chaque transaction du relevé bancaire apparaissent clairement dans SAP Business ByDesign et permet aux comptables de conserver l’exhaustivité de l’information bancaire.
Les rapprochements automatiques sont fiables et basés sur plusieurs éléments :
- Pour affecter les paiements à des postes non soldés (factures fournisseurs et clients), SAP Business ByDesign se base essentiellement sur les montants et le nom du destinataire. En cas de doute (par exemple : un virement qui règle deux factures), SAP va uniquement affecter le montant au client adéquat et le rapprochement aux postes non soldés sera à faire manuellement.
- Pour affecter des paiements à des transactions récurrentes (remboursement d’emprunt, dettes fiscales et sociales, abonnements…), il est possible de créer des règles pour que SAP impute les transactions aux bons comptes comptables.
Les écritures n’ayant pas été rapprochées automatiquement sont mises en évidence dans les vues du service comptable. Ainsi, le risque d’oubli ou de retard dans le traitement des paiements est diminué.
Une vision de votre comptabilité en temps réel
Grâce à SAP, vous pourrez connaître en temps réel le niveau de votre trésorerie. Votre comptabilité reflètera le montant exact des liquidités dont chaque compte dispose.
- Des comptes 512 représentent vos soldes bancaires réels :
L’import automatique des relevés bancaires dans SAP Business ByDesign génère automatiquement des écritures du compte 512 et 511 (compte banque « d’attente » d’affectation).
- Des comptes 511 pour refléter vos engagements de dépense en « transit » :
Ce compte est mouvementé automatiquement lors de la validation des propositions de paiements (cf §1) ou de l’enregistrement dans l’ERP d’un chèque émis ou reçu.
Ce fonctionnement présente selon moi trois avantages :
1. L’exhaustivité des dépenses est comptabilisée en temps réels
2. Les soldes bancaires sont mis à jour automatiquement et quotidiennement
3. Il n’y a plus besoin de réaliser de rapprochement bancaire entre vos journaux de banque et vos soldes bancaires à la fin du mois !
Maintenant que vous savez comment automatiser vos flux de trésorerie, fini les retards de paiement et les décalages en comptabilité. Place à l’ERP Cloud SAP Business ByDesign !
Retrouvez la playlist complète de notre série vidéos sur l’ERP Cloud SAP Business ByDesign.
